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富士施乐外包服务助力知名车企财务共享中心

发布时间:2019-12-05 03:49:05

富士施乐外包服务助力知名车企财务共享中心

很多企业的职能部门如法务部、财务部、人事部 每天都要按照各类流程审批、处理、查询合同、人事档案、财务单据 在这个过程中有很多高度重复、无需专业人员就能完成的标准化基础作业,而这些重复性的低价值工作却占用了员工的大量时间,不仅严重影响工作效率也会导致成本高等一系列问题。如今,富士施乐的业务流程外包服务就能解决这些问题。

某世界知名汽车品牌的在华工厂曾因业务流程问题严重影响工作效率并为高成本长期困扰。该汽车品牌在中国有着很高的知名度和市场占有率,其在华工厂的零部件供应商遍布世界各地。随着该品牌轿车在中国销量的持续增长,公司财务部每年要处理来自供应商应付帐款的发票总量高达数十万张,这让财务部门一度面临着巨大的工作负荷和压力。

以前,该公司各地财务人员要将发票各自扫描归档、逐一核对后付款。但由于各地发票扫描的质量不同、且来自各地甚至国外供应商的发票形式各不相同,导致财务人员每天都要疲于应付大量扫描及核对发票等重复性的工作

然而这一切都在采用富士施乐业务流程外包服务后得到了彻底改变。 富士施乐针对以上系列问题为该公司梳理了财务流程,明确了七项包括应收款、应付款、员工费用等财务流程中最影响效率且无需专业财会技能的基础工作,并将这些原先分散各地且重复的职能整合,整体并入该公司筹备中的财务共享中心。同时,富士施乐在财务共享中心内专门设立了财务票据管理中心,将原来最占用财会人员精力、且影响成本和客户满意度的发票管理事务全部交由富士施乐执行。此外,富士施乐还协助财务共享中心完善了财务系统,搭建了可真正共享的财务票据上传、查找的统一票据管理平台。

如今,在财务票据管理中心里,20名富士施乐驻场人员负责如下工作:

1)接收来自供应商和员工的票据快递并清点票据;

2)对票据进行初审和分类,包括核对发票金额是否与订单金额一致以及发票信息是否正确无误等;

3)将通过初审的票据扫描后识别并提取关键信息;

4)将系统提取的增值税发票信息自动与国家税务总局底帐信息进行比对,确保所有发票的合规性;

5)将票据扫描文件及相关的票据数据上传财务系统,供该公司财务人员进行集中支付等后续财务操作;

6)根据财务共享中心提供的发票清单,集中抵扣增值税发票,并将发票抵扣联装订归档;

7) 在应付款支付流程结束后,下载会计凭证并连同相关单据及清单装订归档;

此外,富士施乐驻场人员还负责用于供应商查询付款进度的客服,以及询证函查询确认服务。

富士施乐专业的业务流程外包服务,让该公司的财务流程实现了合规、高效、标准化和平台化的统一管理。财务人员也从诸多繁琐重复性的低价值工作中解放出来,得以专注于财务核心工作,而财务中心的整体运营成本也大幅降低了。富士施乐还通过设定如处理时间、正确率等专业的绩效考核指标,大幅提升了发票流程的效率和质量,从而令内部员工和外部供应商的满意度都显著提升。

目前,该公司已经将富士施乐作为战略合作伙伴,除了在财务共享中心和商务公司分别采用了富士施乐业务流程驻场服务外,还在考虑将更多财务工作外包给富士施乐。一直以来,企业将IT等非核心业务外包给第三方专业公司已经成为一种节省成本、省心、高效的管理模式,而像这家车企将发票管理等财务流程外包也正逐渐成为一种新的趋势。 相信业务流程外包模式将会让企业更能专注核心业务,进一步提升核心竞争力,实现可持续发展。

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